Énoncé sur la protection des renseignements personnels de Kipling

Kipling met tout en œuvre pour préserver le caractère confidentiel des renseignements personnels en conformité avec la législation fédérale et provinciale sur le respect de la vie privée. Les renseignements personnels renvoient à l’information concernant une personne identifiable, mais ne comprennent pas le nom, le titre ou les coordonnées professionnelles d’un employé travaillant au sein d’un organisme.

Le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels décrit les politiques et pratiques de Kipling qui régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels dans le cadre de nos activités commerciales.

Nous recueillons des renseignements personnels auprès de nos clients, locataires, consommateurs, consommateurs potentiels et employés dans le cadre de nos activités régulières. Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour assumer nos obligations, obtenus volontairement ou accessibles au public, comme le requiert ou le permet la loi.

Nous recueillons des renseignements personnels pour fournir des services d’investissement et de gestion et des services connexes incluant, sans s’y limiter, la vente et l’achat de biens immobiliers; la location; les activités liées à la maintenance et aux autres actifs ainsi qu’à la gestion et à l’investissement; la conformité aux ententes ou la mise en œuvre de celles-ci; la vérification de la solvabilité; la gestion des communications et le maintien des relations; la collecte et le traitement des frais de location et des coûts d’exploitation; le recrutement, la sélection et l’embauche de personnel; le traitement des demandes, des requêtes de services, de marketing ou d’évaluation des services; la gestion des urgences et des incidents; la détection et la prévention de la fraude, des pertes et des dommages; la conformité à toute norme professionnelle, loi ou réglementation applicable.

La protection de la vie privée est extrêmement importante pour Kipling et l’entreprise prend toutes les mesures raisonnables pour conserver en toute sécurité les renseignements personnels qui sont en sa possession et les protéger contre tout accès non autorisé. L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés qui doivent s’y référer et qui ont été adéquatement formés pour traiter ce genre de renseignement d’une manière confidentielle. Les renseignements personnels qui sont en notre possession sont recueillis, stockés et transmis en version papier et électronique.

Lorsque vous faites affaire avec nous, nous soumettez une demande ou utilisez notre site Web, nous recueillons des renseignements personnels afin de mieux répondre à vos besoins ou de vous fournir les services que vous demandez ou à d’autres fins professionnelles.

Lorsque vous visitez notre site Web, des données à caractère non nominatif sont recueillies pour évaluer l’efficacité de notre site et obtenir des données statistiques agrégées aux fins d’analyse de l’efficacité. Notre site Web contient également des liens pratiques vers des fournisseurs de services en tiers à l’intention de nos locataires, clients, employés et visiteurs sur lesquels Kipling n’a aucun contrôle. Il incombe aux utilisateurs de ces liens d’examiner les politiques et pratiques de protection de la vie privée de ces sites.

Pour que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués, vous devez en être informé et donner votre consentement, sauf si votre consentement est explicite ou implicite et dans certaines circonstances exceptionnelles. Nous nous assurons d’obtenir le consentement explicite de nos clients avant de recueillir ou de dévoiler des renseignements confidentiels ou potentiellement confidentiels. Par exemple, si nous recueillons des renseignements financiers pour effectuer une transaction, nous obtiendrons votre consentement en vous demandant de signer un formulaire. En utilisant nos services, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de renseignements personnels par Kipling, ses filiales et mandataires, aux fins décrites dans le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ci-dessous, sous réserve de restrictions ou d’engagements légaux ou contractuels.

Dans certaines circonstances très circonscrites, nous pourrions recueillir ou utiliser des renseignements personnels sans que la personne dont les renseignements sont recueillis, utilisés et divulgués en soit informée ou ait donné son consentement, conformément aux lois et droits en matière de respect de la vie privée en vigueur.

Nous ne partageons ni ne vendons les renseignements personnels à des tiers, sauf à des entreprises que nous engageons pour vous fournir des services d’immeuble ou immobiliers, `des conseillers juridiques, comptables, financiers ou autres prenant part à nos opérations, aux autorités chargées d’appliquer la loi, aux gouvernements et aux organismes de réglementation, au besoin. Par exemple, lorsque vous louez des locaux, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à une agence d’évaluation du crédit pour qu’elle puisse vérifier votre solvabilité. Nous pourrions également transmettre vos nom et adresse à des agences d’évaluation du crédit, aux autorités chargées d’appliquer la loi, à des services juridiques, à des assureurs, à des services de sécurité, à des clients, à des agences de location ou à des courtiers, à des fournisseurs et à des entrepreneurs tiers (comme une entreprise de messagerie, des services de nettoyage et de sécurité, etc.) au cours de notre relation.

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales qui varient en fonction des circonstances et de la confidentialité des renseignements. Les contrats et les ententes qui nous lient à nos employés, mandataires, fournisseurs tiers et fournisseurs de services prévoient des modalités et des responsabilités particulières en matière de confidentialité, comprenant les renseignements personnels que nous pouvons leur transmettre. Notre site Web et nos systèmes informatiques sont protégés par cryptage et coupe-feu. Nous possédons également des mesures de protection contre l’accès non autorisé à nos fichiers et à nos renseignements. Conformément à nos programmes de conservation des dossiers, nous détruisons tous les renseignements personnels dont la conservation n’est plus nécessaire aux fins déterminées de façon confidentielle et sûre.

Kipling s’est dotée d’un responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de veiller au respect de notre politique de protection des renseignements personnels. Cette personne a le pouvoir d’intervenir dans toute question relative à la protection des renseignements personnels au sein des activités de Kipling. Si vous avez des questions ou des commentaires quant à nos pratiques de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec nous :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Kipling Realty Group
privacy@kiplingrealty.com
111, rue Peter, bureau 230
Toronto (Ontario) M5V 2H1

Toute modification à notre énoncé sur la protection des renseignements personnels sera affichée sur notre site Web, au www.kiplinggroupinc.com

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